Prowadzenie firmy wiąże się wprost z koniecznością prowadzenia księgowości. Na podstawie dokumentów księgowych ewidencjonowane są wszystkie wydarzenia finansowe zachodzące w firmie, za sprawą czego zdecydowanie prościej weryfikować wydatki. Dowody księgowe uwzględniają m.in. informacje na temat zakupów i sprzedaży, wydatków czy inwestycji działalności i dane z działu podatków i wynagrodzenia pracowników. Z uwagi na fakt, że księgowość jest ważnym i szerokim działem niemal każdej działalności, w zależności od jej wielkości potrzebna jest księgowa, zatrudnione biuro rachunkowe lub pełen wydział odpowiadający za prowadzenie ewidencji rachunkowej.
Możliwe są dwa podstawowe sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych, są to: pełna księgowość, inaczej księga handlowa i księga przychodów i rozchodów, inaczej księga podatkowa. Reguły opisane w ustawie o rachunkowości określają, które przedsiębiorstwa powinny wybrać pełną księgowość, a którą w zupełności wystarczy księga przychodów i rozchodów. Uzależnione to jest od formy działalności gospodarczej i od charakteru przedsiębiorstwa i przychodu w roku obrotowym.
Sposoby prowadzenia księgowości
Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana metoda rozliczeń. Przez dokładne informacje analizuje sytuację finansową przedsiębiorstwa: rentowność, płynność i finansową gospodarność. Na podstawie księgi handlowej przedsiębiorstwo rozlicza się z fiskusem. Według ustawy o rachunkowości do posiadania pełnej księgowości zobowiązane są m.in. spółki handlowe w tym kapitałowe, osobowe i spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w sytuacji, kiedy ich przychodem są wyłącznie składki członków, a także województwa, powiaty, gminy i ich związki. Co więcej pełną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, o ile we wcześniejszym roku obrotowym ich zarobki netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych wyniosły co najmniej równowartość 2.000.000 euro w złotówkach.
Natomiast księga przychodów i rozchodów jest księgowością uproszczoną. Wpisy na temat rozchodów i przychodów muszą obejmować w tym przypadku zestawienia dochodów, przychodów i kosztów z rozbiciem na podatkowe zwolnienia. Do wykazu w księgowości uproszczonej muszą zostać dodane też ewidencje trwałych środków, zatrudnionych osób, a także wykaz dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Uproszczoną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychód pełnego roku nie przekracza 2.000.000 euro w złotówkach.
Metoda prowadzenia księgowości uzależniony jest od obszaru działalności firmy, charakteru, wielkości i struktury. O tym, której metodzie prowadzenia księgowości musi podlegać dana firma zawsze można skonsultować ze specjalistą. Dla porównania zakładając działalność z pomocą biura rachunkowego, przedsiębiorca z łatwością otrzyma porady od księgowej, która metoda będzie najwłaściwsza.
e-księgowość
Tak samo jak w innych specjalnościach, w księgowości także pokazują się nowoczesne rozwiązania technologiczne. Szczególnym udogodnieniem w prowadzeniu firmy są powstałe na przestrzeni ostatnich lat specjalne programy komputerowe, gwarantujące sprawne prowadzenie księgowości. Przeważnie takie programy można kupić na własność lub w abonamencie. Sporo biur rachunkowych używa tych programów, głownie dlatego, że elektroniczna księgowość jest ogromnym udogodnieniem pracy samej księgowej, ale także komfortu przedsiębiorcy. Wśród wielu opcji w księgowości elektronicznej zawierają się: możliwość szybkiego i sprawnego przekazywania, wystawiania, a także gromadzenia dokumentów, zmian planów kont, łatwego wglądu w finanse czy wglądu w informacje o podatkach i składkach ZUS. Z reguły program księgowości elektronicznej jest prosty w obsłudze, a kolejnie aktualizacje pilnują, by program był zawsze zgrany z przepisami.
Jak nawiązać współpracę z księgową?
Metody współpracy z księgową są różne. W wypadku największych przedsiębiorstw, gdzie jest bardzo dużo wytwarzanych danych księgowych, najmocniej sprawdza się zatrudnienie księgowej (lub nawet powołanie pełnego działu księgowego) na etat. W przypadku średnich i mniejszych przedsiębiorstw często stosowaną praktyką jest powierzenie spraw księgowych, podejmując współpracę z biurem rachunkowym. Ważne we współpracy z księgową jest ustalenie narzędzi, z których będą korzystać dwie strony, by w jak najbardziej sprawny sposób przesyłać dokumenty i podejmować działania w księgowości. W księgowości trzeba pilnować terminów, ze względu na to wszystkie dokumenty, za każdym razem skompletowane i jak najlepiej opisane powinny trafiać do księgowej w odpowiednim terminie. Co więcej potrzebna jest też dobra komunikacja. Elementem komunikacji rzutującym na wygodną współpracę, na który powinno się zwrócić uwagę jest właściwy przepływ informacji. Księgowa musi mieć dostęp do elementarnych informacji finansowych i sytuacji przedsiębiorstwa, żeby móc jak najlepiej wykonywać swoją pracę.
